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La communicabilité des archives publiques est régie notamment par le code du patrimoine, le code des relations entre le public et l'administration, et la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique et aux libertés.
Les documents administratifs et archives publiques sont, en règle générale, immédiatement communicables (code du patrimoine, art. L213-1). Certaines catégories de documents sont cependant soumises à des délais de communicabilité fixés par le code du patrimoine (art. L213-2) ou ne peuvent être communiqués qu'à l'intéressé (code des relations entre le public et l'administration, art. L311-6).
Voir les délais de communicabilité applicables aux archives publiques.
En cas de doute sur la communicabilité d'un document :
En cas de refus de communication d'un document, le demandeur peut saisir la CADA, puis le tribunal administratif, qui statuera sur la communicabilité du document.
L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration :
Des procédures de demande de dérogation, permettant de consulter des documents non librement communicables, sont prévues par la réglementation. Il existe par ailleurs des dérogations générales concernant certaines périodes historiques et certaines catégories de documents.
L'application @docs, développée par le Service interministériel des Archives de France, permet aux citoyens de connaître leurs droits en matière de consultation de documents publics, et aux administrations de communiquer leurs archives dans le respect de la législation et de la réglementation en vigueur.