Traiter un arriéré
Lorsque les archives n’ont pas été traitées depuis plusieurs années, que les dossiers se sont entassés dans les armoires et qu’il est difficile de retrouver les documents dont on a besoin, il est indispensable de résorber l’arriéré.
Avant de commencer, il est important prévoir des moyens matériels et humains et de définir un mode d’organisation. Les locaux d’archivage sont-ils adaptés et correctement aménagés ? Quelle est la personne la mieux à même de prendre en charge l’arriéré et d’assurer la gestion des archives au quotidien ? Quel temps peut-elle y consacrer ? Qui peut l’aider ? Quelles sont les tâches à mener ? Quel est le planning de réalisation des opérations ?
Une fois ces questions réglées, le traitement de l’arriéré mené avec méthode permettra de trier les documents, de séparer ceux qui sont inutiles ou n’ont pas lieu d’être conservés, d’identifier et de regrouper les documents qui doivent être conservés.
- Étape n° 1
- Distinguer les archives de la documentation : mettre de côté les revues, la documentation administrative, les publications officielles issues des ministères, de la préfecture ou du Département, le Bulletin des lois ou le Journal Officiel qui seront, en fonction des besoins, conservés ou éliminés sans visa du Directeur des Archives Départementales.
- Étape n° 2
- Identifier les différents sous-fonds : regrouper les archives en fonction du secteur d'activité concerné (domaine d'intervention, service), ce qui permettra de traiter progressivement chacun de ces secteurs. Lorsque des documents sont mélangés et en vrac, les regrouper et les laisser de côté : les traitements déjà réalisés sur le reste des archives permettront de les identifier plus aisément à la fin, et de reconstituer des dossiers thématiques cohérents.
- Étape n° 3
- Repérer et lister les documents éliminables en s’aidant des textes applicables.
- Reporter l’année d’élimination sur le dossier ou sur la boîte. Attention pour calculer la date d’élimination d’un dossier ajouter l’année en cours, soit DUA 1 an, par exemple : les frais de déplacement 2008, dont la DUA est de 10 ans, seront éliminables au 1er janvier 2019.
- Rédiger un bordereau d’élimination à soumettre au directeur des Archives départementales.
- Après réception en retour du bordereau signé du directeur des Archives départementales, procéder à l'élimination matérielle des documents.
- Étape n° 4
- Au sein de chaque secteur, regrouper les documents qui sont à conserver définitivement en notant, s’il y lieu, les manques évidents (lacune dans une collection de registres, par exemple).
- Pour chaque dossier, éliminer les doublons et opérer un classement des pièces en les regroupant si besoin dans des sous-dossiers et par ordre chronologique.
- Étape n° 5
- Conditionner les dossiers à conserver dans des boîtes, numéroter les boîtes de 1 à l’infini (voir la rubrique "verser").
- Rédiger le bordereau de versement et prendre contact avec les Archives départementales pour déterminer les modalités de prise en charge des documents.
- Étape n° 6
Dans le local d'archivage, regrouper par secteurs les documents dont la durée d'utilité administrative (DUA) n'est pas échue, et qui doivent donc demeurer conservés par le service. Le sort final ("C" pour conservation, "E" pour élimination) peut être noté sur chaque boîte, avec la date à partir de laquelle les demandes de versement ou d'élimination pourront être effectuées.
- Étape n° 7
Établir une liste récapitulative de l’ensemble des archives en indiquant pour chaque boîte ou registre :
- localisation (local, épi, travée, tablette) : voir la rubrique "aménager un local d'archivage" ;
- numéro ;
- service producteur ;
- description du contenu ;
- dates extrêmes des documents ;
- DUA (durée d'utilité administrative) ;
- Sort final ;
- Dates à laquelle l'élimination ou le versement pourra être effectué.
Cette liste, qui pourra également comporter des informations relatives à la gestion des archives (date de versement, date d'obtention du visa d'élimination, date de destruction effective des documents, etc.) pourra être réalisée à l'aide d'un tableur, afin de faciliter sa mise à jour.
- Étape n° 8
Afin d'éviter qu'un arriéré ne se reconstitue progressivement, mettre en place des procédures d'archivage qui permettront une gestion raisonnée des documents tout au long de leur cycle de vie.