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Les documents sont des archives dès leur création. L'administration produit un volume très important de documents et il est indispensable d'en éliminer une partie pour en garantir la bonne gouvernance. En fonction de leur importance pour la justification des droits des citoyens et des administrations, ainsi que de leur intérêt pour les recherches historiques à venir, certaines archives sont donc éliminées à échéance de leur durée d'utilité administrative. Tris et éliminations font donc partie du cycle normal de gestion de la production documentaire, mais nécessitent le respect de quelques règles.
Le bordereau d'élimination contient la liste des documents proposés à l'élimination. Il est signé du maire ou du président de la collectivité demandant les éliminations et soumis pour contrôle au directeur des Archives départementales. En aucun cas l'élimination d'archives publiques ne peut être autorisée sans rédaction préalable d'un bordereau d'élimination. Le bordereau d'élimination dégage la responsabilité du maire ou du président en cas de réclamation ou de contentieux introduit par des tiers et engage celle du directeur des Archives départementales, qui instruit les bordereaux sur la foi de leur contenu. C'est pourquoi les bordereaux imprécis ou imparfaitement complétés ne peuvent être traités. L'aide des Archives départementales peut être sollicitée au cours de la rédaction du bordereau, notamment lorsque des documents ne se trouvent pas référencés dans la réglementation.
Les champs suivants du bordereau doivent impérativement être complétés :
Le bordereau doit être rédigé en deux exemplaires originaux sur papier, qui seront adressés aux Archives départementales (1 rue Jeanne d'Arc, 36000 Châteauroux).
Lors de l'instruction d'un bordereau, les Archives départementales contactent la commune ou l'EPCI si des précisions doivent être apportées, et se rendent si nécessaire sur place pour examiner les documents.
Il est inutile, dans le cas de documents sériels, de décire leur contenu boîte par boîte : indiquer simplement la typologie des documents et le nombre de boîtes concernées.
Dès réception du bordereau signé du directeur des Archives départementales, il est possible de procéder à l'élimination matérielle des documents. Le bordereau doit être conservé définitivement dans les archives de la commune ou de l'EPCI.
Pour des raisons de confidentialité, les archives publiques ne peuvent être simplement jetées. Elles doivent être détruites de manière sécurisée (déchiquetage fin, incinération), de manière à ce que leur contenu ne puisse être reconstitué. Les opérations matérielles de destruction des éliminables sont à la charge de la commune ou de l'EPCI.