Eliminer
Les documents sont des archives dès leur création. L'administration produit un volume très important de documents et il est indispensable d'en éliminer une partie pour en garantir la bonne gouvernance. En fonction de leur importance pour la justification des droits des citoyens et des administrations, ainsi que de leur intérêt pour les recherches historiques à venir, certaines archives sont donc éliminées à échéance de leur durée d'utilité administrative. Tris et éliminations font donc partie du cycle normal de gestion de la production documentaire, mais nécessitent le respect de quelques règles.
- Les archives publiques ne peuvent être éliminées avant échéance de leur durée d'utilité administrative (DUA) : la DUA est indiquée dans les circulaires et autres textes applicables à la gestion des archives.
- Les archives publiques ne peuvent être éliminées sans le visa préalable du directeur des Archives départementales : la destruction non autorisée d'archives publiques est un délit, passible d'amendes et de peines d'emprisonnement. Seule la documentation (revues, publications officielles) peut être éliminée sans le visa du directeur des Archives départementales.
- L'élimination matérielle des archives publiques doit être réalisée de manière sécurisée : les documents détruits ne doivent pas pouvoir être récupérés par un tiers ni reconstitués, en particulier lorsqu'ils contiennent des informations confidentielles.
- Les archives numériques (messageries, fichiers bureautiques, bases de données, archives nativement électroniques ou fichiers issus de la dématérialisation de documents papier) sont des archives publiques, soumises au même titre que les documents papier au visa du directeur des Archives départementales avant leur élimination.
Sélectionner les documents éliminables
- Mettre de côté la documentation (revues spécialisées, bulletins et journaux officiels, publications administratives), qui pourra être éliminée sans visa, au gré des besoins du service.
- S'appuyer sur les textes applicables (charte d'archivage ou tableau de gestion s'il en existe un pour votre service, ou textes réglementaires du Service interministériel des Archives de France) pour sélectionner les documents dont la DUA est échue et dont le sort final est l'élimination ou le tri (conservation d'un échantilonnage).
- Contacter les Archives départementales en cas de doute.
Rédiger un bordereau délimination
Le bordereau d'élimination contient la liste des documents proposés à l'élimination. Il est signé du maire ou du président de la collectivité demandant les éliminations et soumis pour contrôle au directeur des Archives départementales. En aucun cas l'élimination d'archives publiques ne peut être autorisée sans rédaction préalable d'un bordereau d'élimination. Le bordereau d'élimination dégage la responsabilité du maire ou du président en cas de réclamation ou de contentieux introduit par des tiers et engage celle du directeur des Archives départementales, qui instruit les bordereaux sur la foi de leur contenu. C'est pourquoi les bordereaux imprécis ou imparfaitement complétés ne peuvent être traités. L'aide des Archives départementales peut être sollicitée au cours de la rédaction du bordereau, notamment lorsque des documents ne se trouvent pas référencés dans la réglementation.
Les champs suivants du bordereau doivent impérativement être complétés :
- Identification de la commune ou de la structure intercommunale (nom, adresse, coordonnées du chef de service et de la personne traitant le dossier, etc.) : l'utilisation de sigles dans la dénomination d'un service est proscrite.
- Description précise des documents proposés à l'élimination (reprendre si possible la formulation existante dans la réglementation) ; développer les éventuels sigles.
- Références du texte réglementaire justifiant l'élimination (référence du texte, numéro de rubrique le cas échéant) ;
- Dates extrêmes des documents ;
- Quantité de documents proposés à l'élimination (en mètres linéaires, volume ou poids estimés)
Le bordereau doit être rédigé en deux exemplaires originaux sur papier, qui seront adressés aux Archives départementales (1 rue Jeanne d'Arc, 36000 Châteauroux).
Lors de l'instruction d'un bordereau, les Archives départementales contactent la commune ou l'EPCI si des précisions doivent être apportées, et se rendent si nécessaire sur place pour examiner les documents.
Il est inutile, dans le cas de documents sériels, de décire leur contenu boîte par boîte : indiquer simplement la typologie des documents et le nombre de boîtes concernées.
Dès réception du bordereau signé du directeur des Archives départementales, il est possible de procéder à l'élimination matérielle des documents. Le bordereau doit être conservé définitivement dans les archives de la commune ou de l'EPCI.
Procéder à la destruction des documents
Pour des raisons de confidentialité, les archives publiques ne peuvent être simplement jetées. Elles doivent être détruites de manière sécurisée (déchiquetage fin, incinération), de manière à ce que leur contenu ne puisse être reconstitué. Les opérations matérielles de destruction des éliminables sont à la charge de la commune ou de l'EPCI.
- Pour de petites quantités de documents, il est possible de procéder au moyen d'un broyeur de bureau;
- Pour des quantités plus importantes de documents, il peut être nécessaire de s'adresser à un prestataire spécialisé ; bien que la législation et la réglementation ne l'imposent pas, il est conseillé d'obtenir de celui-ci un certificat de destruction, attestant que les documents ont bien été détruits suivant la procédure décrite ci-dessus.