Gérer ses archives au quotidien

La mise en place de procédures d’archivage partagées par l’ensemble des agents de la collectivité est la garantie d’une bonne gestion des archives. Celle-ci doit intervenir dès la création des documents et la constitution des dossiers. Au quotidien, cela revient à identifier et nommer, organiser et classer tous les documents qu’ils soient sous forme papier ou électronique.

  • Étape 1 : une affaire par dossier

Exemple,  pour les élections constituer un dossier pour chaque scrutin :

- Election municipale 2014

- Election cantonale, 2015

- Election présidentielle 2017

  • Étape 2 : un document est toujours rattaché à une affaire

Exemple : un bon de livraison sera classé dans le dossier de liquidation avec le devis et le bon de commande.

  • Étape 3 : un dossier est clairement identifié

- Le titre est précis et explicite, il résume le contenu du dossier ;

- Les sigles sont développés ;

- Les dates extrêmes indiquent l’année d’ouverture et l’année de clôture du dossier ;

Exemple : Agrandissement de l’école Simone Weil (2010-2011) / Appel d’offres / DCE (dossier de consultation des entreprises).

  • Étape 4 : l’ordre est maintenu dans le dossier

Exemple 1 : le dossier de marché de travaux publics relatif à l’agrandissement de l’école Simone Weil pourra comprendre quatre sous-dossiers

1. DCE (dossier de consultation des entreprises)

2. Réception et analyse des offres

3. Attribution et notification

4. Suivi technique.

Exemple 2 : organisation des cérémonies du 14 juillet 2017

1. Organisation matérielle

2. Affiches et programme

3. Bilan : compte rendu, fréquentation

  • Étape 5 : la clôture du dossier

Cette dernière étape avant l’archivage consiste à :

- éliminer les documents inutiles (doubles, brouillons),

- reclasser les pièces dans l’ordre chronologique ou au sein de chaque sous-dossier

- vérifier que les titres et les dates sont bien reportés sur la chemise.

  • Étape 6 : la mise en boîte

Le dossier est rangé dans une boîte sur laquelle seront inscrits l’intitulé du dossier et les dates extrêmes. Une boîte peut contenir plusieurs dossiers à condition de reporter le titre et les dates pour chacun des dossiers.

  • Étape 7 : le rangement dans le local d’archivage

Enfin, numéroter la boîte et la ranger dans le local d’archivage puis mettre à jour la liste récapitulative des archives (voir la rubrique "Traiter un arriéré").