Archives départementales de l'Indre

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Vos archives

Gérer ses archives au quotidien

La mise en place de procédures d’archivage partagées par l’ensemble des agents de la collectivité est la garantie d’une bonne gestion des archives. Celle-ci doit intervenir dès la création des documents et la constitution des dossiers. Au quotidien, cela revient à identifier et nommer, organiser et classer tous les documents qu’ils soient sous forme papier ou électronique.

  • Etape 1 : une affaire par dossier

Exemple,  pour les élections constituer un dossier pour chaque scrutin :

- Election municipale 2014

- Election cantonale, 2015

- Election présidentielle 2017

  • Etape 2 : un document est toujours rattaché à une affaire

Exemple : un bon de livraison sera classé dans le dossier de liquidation avec le devis et le bon de commande.

  • Etape 3 : un dossier est clairement identifié

- Le titre est précis et explicite, il résume le contenu du dossier ;

- Les sigles sont développés ;

- Les dates extrêmes indiquent l’année d’ouverture et l’année de clôture du dossier ;

Exemple : Agrandissement de l’école Simone Weil (2010-2011) / Appel d’offres / DCE (dossier de consultation des entreprises).

  • Etape 4 : l’ordre est maintenu dans le dossier

Exemple 1 : le dossier de marché de travaux publics relatif à l’agrandissement de l’école Simone Weil pourra comprendre quatre sous-dossiers

1. DCE (dossier de consultation des entreprises)

2. Réception et analyse des offres

3. Attribution et notification

4. Suivi technique.

Exemple 2 : organisation des cérémonies du 14 juillet 2017

1. Organisation matérielle

2. Affiches et programme

3. Bilan : compte rendu, fréquentation

  • Étape 5 : la clôture du dossier

Cette dernière étape avant l’archivage consiste à :

- éliminer les documents inutiles (doubles, brouillons),

- reclasser les pièces dans l’ordre chronologique ou au sein de chaque sous-dossier

- vérifier que les titres et les dates sont bien reportés sur la chemise.

  • Etape 6 : la mise en boîte

Le dossier est rangé dans une boîte sur laquelle seront inscrits l’intitulé du dossier et les dates extrêmes. Une boîte peut contenir plusieurs dossiers à condition de reporter le tire et les dates pour chacun des dossiers.

  • Étape 7 : le rangement dans le local d’archivage

Enfin, numéroter la boîte et la ranger dans le local d’archivage puis mettre à jour la liste récapitulative des archives (voir la rubrique "Traiter un arriéré").


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