Elections municipales - Récolement des archives communales et communautaires

A l'issue des élections municipales des 15 et 22 mars 2020, les communes sont tenues, en tant que propriétaires et responsables de leurs archives, de procéder au récolement de leurs archives, conformément aux préconisations du service interministériel des Archives de France (note DGP/SIAF/2019/009).

Les communautés de communes ne sont pas légalement tenues de procéder à ce récolement. Il est leur est cependant fortement conseillé de le faire, par analogie avec les communes.

Qu'est-ce que le récolement réglementaire ?

• Le récolement permet de certifier de manière contradictoire la présence des archives au moment du changement de municipalité.
• Il est annexé à un procès-verbal de décharge signé de l'élu sortant et de l'élu entrant (y compris lorsque l'élu sortant a été réélu), et permet ainsi de formaliser la passation de responsabilité entre élus, chacun d'entre eux étant pénalement responsable de toute destruction non réglementaire.
• Lorsqu'il est précisément rempli, il constitue un outil précieux de gestion des archives, surtout lorsque celles-ci ne sont pas classées, et facilite les recherches.
• Il permet aux Archives départementales, qui exercent le contrôle scientifique et technique sur les archives publiques, de connaître la situation de vos archives et de vous proposer des solutions d'accompagnement adaptées (visites de conseil, réalisation des éliminations réglementaires, etc.).

 Comment remplir le formulaire ?

•  On entend par "archives" l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur support (papier, numérique) et leur lieu de conservation (bureaux, local d'archivage), produits ou reçus par la commune. La documentation (revues professionnelles, journaux officiels) n'est en revanche pas à prendre en compte.

• Les archives des élus, produites dans le cadre de leurs fonctions municipales, sont des archives publiques et doivent être prises en compte dans le récolement.
• Une description précise des collections dites fondamentales (registres de délibérations et d'arrêtés, registres paroissiaux et d'état civil, cadastre, listes nominatives de recensement de la population) est essentielle ; les autres types de documents pourront être décrits de manière plus synthétique, notamment lorsque les archives ne sont pas classées. Le formulaire doit être rempli en trois exemplaires originaux, respectivement destinés à l'élu sortant, à l'élu entrant (à conserver définitivement dans les archives de la commune) et aux Archives départementales. Les formulaires sont disponibles ci-dessous aux formats PDF et ODT (nous contacter en cas de difficulté).
• Concernant les communes ayant connu une fusion depuis les dernières élections, il revient au maire de la commune-siège de signer le procès-verbal de récolement pour les archives de l'ensemble des communes composant la commune nouvelle, même s'il existe des mairies déléguées : il est possible dans ce cas d'établir un procès-verbal unique ou des exemplaires pour chacune des anciennes communes.

Adresse d'envoi du récolement

Archives départementales de l'Indre

1 rue Jeanne d'Arc

36000 CHÂTEAUROUX

Les Archives départementales sont à votre disposition pour vous conseiller dans la rédaction de ce document (nous contacter).

Personnes à contacter :

- Anne Thiébaud, directrice adjointe

- Laëtitia Rondet, chargée des archives communales

Le Centre de gestion de l'Indre a récemment recruté un archiviste itinérant. Ses prestations peuvent comprendre une assistance à la rédaction du récolement réglementaire.

Nous vous remercions par avance de votre implication, essentielle à la bonne gestion des archives de votre commune ou communauté de communes.